Dobrze opisane zgłoszenie można szybciej przekazać do właściwej jednostki Instytutu. W wiadomości należy podać:
-
imię i nazwisko;
-
nazwę reprezentowanego podmiotu – jeżeli sprawa ma charakter zawodowy lub instytucjonalny;
-
numer REGON – w przypadku pytań przedsiębiorców dotyczących oferty;
-
adres e-mail i numer telefonu;
-
krótki i jednoznaczny temat sprawy;
-
opis sytuacji oraz informację, jakiego działania lub odpowiedzi oczekuje zgłaszający;
-
numer sprawy, wniosku, certyfikatu, akredytacji albo innego dokumentu – jeżeli został wcześniej nadany;
-
wykaz załączników, jeżeli są przekazywane.
Jedna wiadomość powinna dotyczyć jednej sprawy. Nie należy wysyłać tego samego zgłoszenia jednocześnie przez kilka kanałów, ponieważ może to prowadzić do utworzenia kilku niezależnych spraw i opóźnić ich obsługę.
Za pośrednictwem zwykłego formularza kontaktowego nie należy przesyłać pełnej dokumentacji medycznej, numerów dokumentów tożsamości ani innych danych, które nie są niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Jeżeli Instytut będzie potrzebował dodatkowych dokumentów, wskaże właściwy sposób ich przekazania.